Õpilaste andmete üle kandmine EHISesse

eKoolis on aastast 2015 toimimas x-tee teenus  lae_yldharidus õpilaste andmete üle uuendamiseks EHISe Õppurite registris. Eriti vajalik on see 1. ja 10. klasside osas. 

 Õpilaste andmete saatmise teenuse avamine

Õpilaste andmete saatmine EHISesse on (tasuta) lisateenus, mille avamiseks tuleb saata üks kord koolijuhi digiallkirjaga vabas vormis volitus. Näiteks:

--------

Volitus

Kükametsa Kool volitab eKool OÜ edastama kooli andmeid EHISesse. 

Koolijuhi allkiri 

--------

Volituse edastame EHISele ja EHIS avab ühe tööpäeva jooksul oma teenuse ja teeb märke andmetesse. Teenuse aktiveerime ka eKoolis. Järgmistel aastatel on teenus avatud ja uusi volikirju ei ole vaja saata. 

 Peale volituse kinnitamist on teenus lae_yldharidus nii eKoolis kui EHISes aktiveeritud ja kooli poolt eKooli kaudu saadetav info jõuab turvaliselt õigesse kohta. Teie Õppeaasta aknasse lisandub kolmas leht EHIS.

Lisaklassifikaatorite seadmine

Kui Te lisate õpilasi EHISe tabelitesse ükshaaval, tuleb Teil iga õpilase kohta märkida ära 4 klassifikaatorit. Et EHIS saaks sama info iga õpilase iga klassi kohta, peaks kool märkima oma õppekavadele ja klassidele vastavuse just EHISe klassifikaatoritega. Ka see on ühekordne tegevus, võib-olla vajab uue õppeaasta alguses mõni määratlus klassifikaatoris kohendamist. 

Avage Õppeaasta -> EHIS -> Klassifikaatorid

Kuvatud on kooli aktiivsed (mitte-arhiveeritud) õppekavad, igasse õppekavasse kuuluvad klassid ja juba seatud vastavused klassifikaatoris. Nende vastavuste lisamiseks või muutmiseks vajutage õppekava nimetuse ees oleval märkeruudul. 

Kogu õppekava kohta käivad valikud õppekavaga seotud riikliku õppekava kohta, õppekeele ja õppevormi osas. 

Iga klassi kohta selles õppekavas peate määrama kooliastme ja klassi liigi. 

Salvesta kannab tehtud valikud andmebaasi. 

Enne sügisel 2023 õpilaste kandmist EHISesse tuleks klassifikaatorid üle vaadata. 

Õpilaste üle kandmine EHISesse

Turvaliselt logitud kasutajale avatakse aga valikud:

1. Tegevuse valik: kas soov on uusi õpilasi EHISesse saata või soovite muuta õpilaste kuuluvust klassidesse (muuta nende klassi kuuluvust EHISes uuel õppeaastal)

2. Klassi valik, kellega õpilastest tegelete

3. Staatuse valik: kas kuvate kõik valitud klassi õpilased, ainult need, kelle andmed on EHISesse saatmiseks korras; ainult need õpilased, kelle andmetes on viga. 

Tabelis kuvatakse Teile valitud klassi õpilased. Nende jaoks, kelle andmed on korras ja keda ei ole veel EHISesse üle kantud mõne eelneva tegevusega, on nime ees märkeruut. 

Andmete üle kandmise käivitab vajutus Saada õpilaste andmed EHISesse. Teie käest küsitakse igaks juhuks veel kord kinnitust. 

Kool on sellega käivitanud EHISesse õpilaste andmete saatmise x-tee teenuse. EHIS kontrollib, kas koolil on volitus. Kui on, siis võtab andmed vastu. Kui ei ole, saab teate, et koolil puudub õigus eKooli kaudu andmeid edastada. 

Kui õpilase nime ees puudub märkeruut, siis on ta kas juba EHISesse üle kantud (kontrollida saab andmete edastamise rapordist) või siis on tema andmetes viga - vigane element on kuvatud punase kirjaga. 

Viga võib olla klassifikaatoris - kas õppekavale, õppekeelele, õppevormile või klassi astmele või liigile on vastavus seadmata. 

Andmete parandamiseks avada Klassifikaatorid ja seada puuduvad vastavused. 

Keerulisem on andmete parandamine, kui viga on isikukoodis või õppimise alustamise kuupäevas. 

Kui väidetavalt on viga isikukoodis, kontrollige palun see dokumendilt üle. Eesti isikukoodi valideeritakse selle sisestamisel, aga vigu juhtub. 

Kui puudub õppimise alustamise kuupäev, siis seda saab (igale õpilasele eraldi) sisestada Õpilasraamatust. Õppimise alustamise kuupäev võib olla puudu imporditud õpilastel, kui Te seda sinna ei lisanud. Segadus võib tekkida ka 10. klassi õpilastega, kes alustasid Teie kooli 1. klassis, nende õppimise alguse kuupäev võib puududa. 

 Andmete edastamise raport

 Kui kooli jaoks on avatud  EHISe teenus õpilaste üle kandmiseks, siis leiate Aruanded, grupis EHIS aruande Õpilaste andmed EHISesse. 

Kõik Teie koolist EHISesse õpilaste saatmised tekitavad eraldi faili. Failide loetelus on kuvatud teenuse liik (uued õpialsed või kuuluvuse muutmine), millal ülekanne tehti, kes selle teostas, mis õppeaasta andmetega tegeleti. Vanu faile saab kustutada, neid saab avada klikkides Ava fail. Veebilehitseja uuel lehel avatakse html aruanne ülekande tulemustega. 

Eraldi on välja toodud õpilased, kelle üle kandmine ebaõnnstus ja mis oli selle põhjuseks (ei leitud Rahvastikuregistrist andmeid,  õpib juba mõnes teises koolis jms.)

Teises nimekirjas on õpilased, kelle andmed edukalt EHISesse kanti. 

Kokkuvõte

Õpilaste andmete saatmine EHISesse üle turvalise x-tee teenuse hoiab koolil kokku väga palju aega, mis muidu kuluks kas ükshaaval valikute tegemiseks või tabelisse klassifikaatorite otsimiseks.