Arhiiv

Eestis reguleerib kooli dokumentatsiooni HT ministri määrus «Kooli õppe- ja kasvatustegevuse alaste kohustuslike dokumentide loetelu, vormid ja nende täitmise kord» Nr.52 RT I 2010, 60, 420. Päevikutes olevat informatsiooni peab säilitama 5 aastat. Õpilasraamat peab säilima 75 aastat ja seda soovitame edasi pidada paberil.

Õppeaasta kandmine arhiivi

Enne arhiveerimist saab enamikes aruannetes vahetada õppeaastat ning õpetajale on korraga näha mitme õppeaasta lukustamata päevikud. Arhiveerimisega keeratakse kõik päevikud lukku ja nendes olevate andmete põhjal koostatakse html failid (on avatavad ilma eKoolita).

Arhiveerimiseks:

• valige Õppeaasta lehelt vajalik aasta ja
• Avage Menüü.
• Seal on  valik Lukusta kõik päevikud ja alusta arhiveerimist
• peale lingi vajutamist tühjandatatakse päevikute loetelu ja akna paremale poolele ilmub teade, et arhiveerimist on alustatud.

Arhiveerimise käigus:

• lukustatakse õppeaasta - selle aasta päevikute muutmine ei ole enam võimalik. Õpilaste ja rollide osas muudatusi ei toimu.
• lukustatakse kõik selle aasta veel lukustamata päevikud. Õpetajate päevikute menüüdest kaob liigne aasta.
• päevikute põhjal koostatakse kolm HTML-failivormingus aruannet.
  • Igast päevikust tehakse "vasakpoolse lehe" ehk siis õpilaste / tundide / hinnete, puudmiste tabel.
  • Iga päeviku tunnikirjeldused ja kontrolltööd kogutakse eraldi aruandeks
  • päeviku kodused tööd on eraldi aruanne.
• päevikutes olevad kokkuvõtvad hinded kopeeritakse vahebaasi, nagu see juhtub ka päeviku lukustamisel; hinded ilmuvad õpimappi.
• päevikud ja seotud andmed eemaldatakse aktiivsest kasutusest.

Arhiveerimine võib võtta natukene aega. Kuni töö on käimas, näete vastavat aasta staatust; kui arhiiv koostatud, siis on staatus muutunud "arhiveeritud".

Peale arhiivi koostamist lisandub aruannetesse grupp Arhiiv.

Arhiivis olevate päevikute vaatamine

Arhiivis olevate päevikute vaatamise õigused:

• koolijuht näeb kogu kooli päevikuid
• õpetajad näevad oma kasutajaga seotud ehk siis ise-enda eelmiste aastate päevikuid.

Arhiivis olevat päevikut saab otsida valides aasta ja sisestades otsisõna. Otsisõna püütakse leida:

• päevikute nimetusest
• päevikutega seotud ainekaaartide nimetustest
• õpetaja nimedest
• õppekava ainete nimetustest

Saab sisestada mitu otsisõna, nende vahele lisada kas tühik või &.

Näiteks otsing "Matemaatika Kask" leiab kõik valitud õppeaasta õpetaja Kase matemaatika päevikud; "Matemaatika" kõik valitud aasta matemaatika päevikud; "LÕK" kõik lihtsustatud õppekava päevikud selles aastas; "Kask" kõik õpetaja Kase päevikud...

Otsisõna tühjaks jätmine ja lihtsalt Näita vajutamine aga toob ekraanile loetelu kõigist valitud õppeaasta päevikutest.

Iga päeviku real on näidatud temaga seotud otsisõnade pilv. Nii saate vaadata, kes oli päeviku õpetaja või millise ainekaardiga oli see päevik seotud.

Iga päeviku kohta on koostatud kolm aruannet: päeviku tabelina; tunnikirjeldused (ja kontrolltööd); kodused ülesanded. Aruanded on HTML-failivormingus ja avatakse veebilehitseja poolt uues aknas.

Päevik tabelina sisaldab "päeviku vasakut poolt". Pane tähele, et igale hindele liikudes näed mis oli sel aastal hinde väärtus, nimetus ja kas tegu on parandatud hindega. Puudumiste märkidel näed märgi selgitust. 

Kui hindele oli lisatud kommentaar, siis näed seda lingina - hindel vajutades kommentaar avatakse.

Õpilase kokkuvõtvad hinded

Teine aruanne Arhiivi grupis lubab isikukoodi järgi välja otsida õpilase kokkuvõtvad hinded nii arhiveeritud kui ka arhiveerimata aastates. 

Hinnete muutmine arhiivis

Arhiivi kantud aastate kokkuvõtvate hinnete muutmine toimub Lõpupäevikus.

• ainete lõpuhinded saadud mistahes aastal, aga SELLES õppekavas on tabeli vaates näidatud. Muutmine käib lõpuhinnete veerust nagu ka tavalises päevikus - klikk hindel, avaneb detailvaade ja saab valida tegevuseks Muuda ning hinde ära muuta. Samast menüüst avaneb Kustuta mis siis kustutab liigse lõpuhinde. Mutmise eeldus on, et kasutajal on selles lõpupäevikus hinde lisamise õigus, ta on selle aine lõpupäeviku õpetajate hulgas.
• aines saadud kokkuvõtvaid hindeid saab muuta koolijuhi rollis kasutaja; avab õpilase nimel vajutades lõpupäevikust õpilase kaardi ja seal hinde taga Muuda.

Päevikute kokku pakkimine säilitamiseks

Kool saab koostada oma, eKoolist väljaspool asuva arhiivi.Selleks tuleb valida  Aruanded grupist Import / Eksport  Arhiveeritud päevikute pakkimine. 

Vajutage Uue aruande koostamine, valige aasta. Kõik valitud aasta päevikute kolm html faili pakitakse ühte zip faili, mille saab hoiustada nagu kooli dokumendihalduse ja arhiivi reeglid seda nõuavad.