EHIS - lõpudokumentide register

Eestis trükitase riiklikult tunnustatud põhikooli ja gümnaasiumi lõputunnistused ainult Eesti Hariduse Infosüsteemi (EHIS) kasutades. Seega tuleb nii põhikooli kui ka gümnaasiumi lõpetajate kooliastme lõpuhinded sinna kas sisse lugeda või sisestada. Ükshaaval õpilaste hinnete EHISes lisamine on suur töö ja võib kaasa tuua eksimusi, seetõttu kasutab järjest enam kooli võimalust kooliastme lõpuhinded või lõpuklassi aastahinded eKoolist eksportida ning siis need EHISesse sisse lugeda. Järgnevalt ülevaade selle protsessi sammudest ja soovitused, mis põhinevad koolide poolt aastate jooksul esitatud küsimustele.

EHISe lõpudokumentide registri ettevalmistus

EHIS koosneb mitmest registrist, seega on lõputunnistuste koostamise esimene samm lõpetajate andmete lugemine. Logige EHISesse, valige Lõpudokumentide register, avage Tunnistused ja klikkige Loe uued lõpetajad.

Kõigi Teie kooli 9. ja 12. klassi õpilaste nimed, isikukoodid, klassi andmed kopeeritakse kohe Õppurite registrist Lõpudokumentide registrisse. Kõik õpilased nendest klassidest kantakse lõpetajateks. 

Iga kool on koostanud oma lõputunnistuse mallid. Enne nende lõpetajatega sidumist tasuks mallid üle käia. Selleks avada Mallid ja mall, mida muudate. 

Tasub üle vaadata, kas valikained on samad, mida eelmistel aastatel õpiti ning kas on muudatusi eksamites. Kui lõpetavad gümnasisistid ja neil on palju erinevaid valikaineid ning nad teevad erinevaid kooli eksameid, tasub kasutada "mallideta hinnetelehte" - lõpetajate hinnetelehele ei märgita valikaineid, eksameid, need täietakse eKoolist saadud andmete põhjal. 

eKooli hinnete lugemine EHISesse

Te koostate oma lõpuklassidele hinnete ekspordi failid, nagu kirjeldatud artiklis "Kooliastmehinded EHISesse". Samas artiklis on selgitatud, kuidas andmed hinnete failis näidatud on. Fail laetakse alla kokkupakituna, enne EHISesse lisamist tuleb see lahti pakkida. 

EHISe administraator logib sisse, avab Lõpudokumendid, avab lehe Laadimine, valib faili, valib Laadi üles.

Faili üles laadimise järel saate suure tõenäosusega erinevaid veateateid.

Esmalt kontrollitakse, kas failis olevad õpilased on ikka loetud Lõpudokumentide registrisse ja kas isikukoodid on korrektsed.

Kui Te ei ole veel lõpetajad sisse lugenud, siis võivad ka kõik õpilased niimoodi veateate saada. Lisage lõpetajad, määrake mallid ja lugege sama hinnete ekspordi fail uuesti sisse. Kui kooli nimekirjas on õpilasi, kelle EHISes olete juba lahkunuks märkinud, peaksite koolist lahkumise märkima ka eKoolis ja koguma hinded uuesti. Saate eemaldada selle õpilase andmed xml failist. 

Teisena kontrollitakse, kas õpilaste failis olevad hinded on kooskõlas õpilase malliga. Kui on probleem, kuvatakse veateated ja ühtegi hinnet ei kanta sisse. 

Veateated on grupeeritud õpilaste kaupa. Näitel ei ole mallile lisatud valikaineid "Komplekseksam" ja "Liiklus"; mallis ei ole märgitud riigikaitse ainet ega eksameid, mis koolieksamitena sooritati. 

Vastavad ained ja eksamid tuleks malli lisada või kasutada mallideta hinnetelehte. Siis tuleks arvesatda, et kohustuslikud ained peavad olema hinnete failis korrektsed, õige kursuste arvuga. Iga uue mallideta hinnete ekspordil kirjutatakse kogu hinnetelehel olemas olev info üle. 

Kui  erinevused ainetes on parandatud, saate info, et õpilaste hinnete eksport õnnestus ja mõned hoiatused. 

 Sellise teate saamine näitab, et hinded on EHISe andmebaasi kantud. Näete infot iga õpilase hinnetelehel ja saate muudatusi teha.

Kokkuvõte

Hinnete üle kandmine eKoolist EHISesse tagab selle, et hinnete sisestamisel ei juhtu vigu. Ka on see palju kiirem, kui iga õpilase hinnetega eraldi tegeleda. 

Lisaks: EHISe veateated (kopeeritud lehelt https://projektid.edu.ee/pages/viewpage.action?pageId=77895415#L%C3%B5pudokumentideregistrikasutusjuhend-6.4.L%C3%B5putunnistusejahinnetelehevormistamine)

XML failiga laadimise veateateid

• Probleem õppuriga: 99999999999, õppur pole lõpetajate nimekirjas. – Laetakse andmeid isikule, kes puudub andmebaasist või talle pole malli määratud.
• Probleem õppuriga: 99999999999, tunnistusel puuduvad ained "Filosoofia", "Religiooniõpetus" –  Laetakse Uuenda ained=0 parameetriga ja ained ei ole selle õpilase hinnetelehel.
• Probleem õppuriga: 99999999999, laetud õppeainel puuduvad aine nimetus ja/või kood. – Isikule laetakse valikaine andmeid, mida ei ole õppeasutuste vaates kooli valikainete hulgas.
• Probleem õppuriga: 99999999999, RÕK ainet  "171699" ei eksisteeri EHISes. – On märgitud ekslik valikaine klassifikaatori kood, mis ei vasta ühelegi ainele.
• Probleem õppuriga: 99999999999, laetud õppeaine "171699" ei ole määratud klassifikaatoris. – On märgitud ekslik aine klassifikaatori kood, mis ei vasta ühelegi ainele.
• Kirje muutunud. – Veateade kuvatakse juhul, kui parameeter <Uuenda ained>=0 kõiki tüüpi õppeainete korral ja <Uuenda ained>=1 parameetriga (K ja I tüüpi õppeainete korral) kui õpilasele laetakse failis mitu korda sama tüüpi sama õppeaine andmeid.
• Probleem õppuriga: 99999999999, Õppeaine klassifikaatori kood puudub. – Kohustusliku õppeainena laetakse ainet, mis on faili märgitud nimetuse koodiga (<aine_nimetus>), mitte klassifikaatori koodiga (<kl_aine>).
• Probleem õppuriga: 99999999999, lisatav eksam "Kehaline kasvatus" ei ole RÕK ainete hulgas või ei ole määratud eksamiaineks. – Laetakse põhikoolis eksamiainet, mis ei ole valikeksamina lubatud.
• Probleem õppuriga: 99999999999, aine "Eesti keel ja kirjandus" on märgitud mitte kavas olnuks, aga tal on hinne "4 hea" – Hinnetelehel on aine märgitud „Ei olnud õppekavas“, kuid failiga laetakse ainele andmeid.
• Hoiatus! Õppur: 99999999999, õppeainel "Eesti keel" on failis antud kursuste arv "4" väiksem kui õppekavas määratud "6". – Õppeainele on failis märgitud vähem kursusi, kui õppekavas kohustuslikena.
• Hoiatus! Õppur: 99999999999, lisatav kooli valikaine on RÕK ainete hulgas ja tuleb laadida koodiga. – Laetakse nimetusega valikainet (V-ainet), mille kirjapilt langeb kokku klassifikaatoris esitatud kohustusliku või valikaine nimega.