Vastuvõtumoodul

Vastuvõtumoodul on avatud kõigile koolidele. Uusi õpilasi saab vastuvõtu kaudu kooli kutsuda iga õppekava esimesse klassi. 

Kool avab vastuvõtu 

Õppeaasta lehel lisab kool uue õppeaasta (vastuvõtt toimub tavaliselt järgmise õppeaasta klassidesse). Piisab õppeaasta alguse ja lõpu määramisest, õppeperioodid saab lisada hiljem. Lisalugemine artiklis Õppeaasta haldus.

Uue õppeaasta jaoks on kõik klassid tühjad (õpilased on veel üle toomata, klassid lõpetamata). Iga õppekava järjekorras esimese klassi jaoks saab avada vastuvõtu.

Kool määrab, millisele õppekavale (millistele õppekavadele) vastuvõtt avatakse. 

1. Valige järgmine õppeaasta (õppeaasta, mille klassidesse vastuvõtu avate)
2. Valige õppekava, valige klass. Olge tähelepanelik: vajalik õppekava, vajalik klass!
3. vastuvõttu korraldades määrab kool, millisel ajavahemikul selle vastuvõtu jaoks õpilaseks kandideerimine võimalik on. Sellel ajavahemikul on link taotluse esitamiseks õpilastele ja lapsevanematele näha. 
4. Sisestage, kui palju õpilasi Te planeerite vastu võtta. 
5. E-posti aadress on kooli e-posti aadress, mis lisatakse vanemale saadetavale kirjale. Kui lapsevanem tahab eKooli poolt saadetud kirjale vastata Reply käsuga, siis suundub kiri just sellele adressaadile, seega peaks olema tegu toimiva aadressiga!
6. Seejärel saab sisestada kahe standardkirja teksti: kiri, mille saab lapsevanem, kui tema taotlus kooli astumiseks võetakse vastu. Selles kirjas saab kool tutvustada vastuvõtuga seonduvaid tegevusi koolis.
7. kiri, mille saab lapsevanem, kui õpilane kooli vastu võetakse ja ta seda kinnitama kutsutakse. Selles kirjas võite teada anda kontaktid, kus lisainfot saab, tähtsad kuupäevad ja milliseid dokumente te lisaks ootate.
8. Täita ainult Tallinna koolide poolt 1. klassi määratud laste vatu võtmisel. Koolid valivad, kes on nende vastuvõtu partner ehk Haridusameti. Sellega lubavad nad oma vastuvõttu üle kanda Haridusameti määratud lapsed.
9. Salvestage oma vastuvõtu seaded. 
10. Kui Te ei soovi õpilasi klassi lisada läbi vastuvõtu mooduli, vaid neid importides või ükshaaval lisades, tuleks vajutada Ära ava vastuvõttu. Saate ette tavapärase õpilaste lisamise vaate. 

Kooli kandideerimine õpilastele ja lapsevanematele

Õpilane ja lapsevanem näevad võimalust esitada taotlus kooli sama vormi kaudu, mida tavaliselt täidetakse oma andmetele juurdepääsu saamiseks: 

1. Õpilane või lapsevanem avab kooli otsingu vormi
2. Otsige kooli
3. Kooli valimise järel on vormil lisavõimalused: Olen õpilane, soovin astuda kooli; Soovin, et mu laps astuks sellesse kooli. 
4. Lingi valimise järel avatakse taotluse avamise vorm, enamik andmeid on eeltäidetud 

5. Saada taotlus saadab täidetud vormi kooli. 

6. Kasutaja Taotluste aknasse lisandub märge kooli saadetud taotluse kohta 

Esitatud taotluste vastu võtmine

Kooli taotluste lehele saadetakse ka sisse astumisega seotud taotlused, nende juures on näha taotluse liik (õpilase või vanema oma) ja kas taotluse esitanud õpilane leiti (isikukoodi alusel) kooli nimekirjas. Taotlusi kooli astumiseks näevad administraatorid ja kooli juhtkond.   

Taotlust avades näeb sellel olevat infot 

Taotlust saab Kinnitada või selle vastu võtmisest Keelduda. Peale kinnitamise valikut avatakse taotlejale saadetava kirja tekst, mida saab täiendada. Ka keeldumisel avatakse selgituse lisamiseks tekstiväli. Mõlemal juhul saab taotleja teate oma eKooli ja e-kirja. 

Kinnitatud taotlused kantakse vastuvõtu mooduli Ootenimekirja 

Paberil esitatud taotlused saab ootenimekirja lisada, avades +Lisa uus õpilase taotlus vajutusega vormi. 

Õpilaste kooli vastu võtmine

Kui õpilane on saanud vastuvõtu käigus hinnanguid, punkte, saab need lisada kui tema taotlus nimel klikkides avada

Samas saab märkida, et dokumendid on kooli esitatud. 

Kui kool on otsustanud, keda kooli õppima kutsub, vajutab ta iga kutsutud õpilase nime taga olevat linki Vii teise nimekirja. Õpilased lisatakse esimesse veergu, kus on need lapsed, keda on otsustatud kooli õppima kutsuda. 

Kui õpilaskandidaat on vaja vastu võetavate hulgast välja arvata, saab taas vajutada Vii teise nimekirja. 

Nimekiri jaguneb kaheks: need õpilased, kelle kohta on esitatud taotlus ning need õpilased, kelle kohta kool (paberilt) sisestas info ise. 

Kandidaatide kooli kustumiseks vajutage Kasutajate taotluste nimekirja päises olevat linki Kutsu. 

Laste hulgast saab teha valiku (kõiki mitte kutsuda); saab muuta kirja teksti. Salvesta kinnitab kutse ja saadab valitud kandidaatidele (ja nende vanematele, kui vanem esitas taotluse) e-kirja. Peale kutse saatmist on kollakal taustal need lapsed, kes on ise taotluse esitanud.

Kooli sisestatud taotlustele kutset saata ei saa, neid peab kooli ise kinnitama peale nõusoleku saamist. 

Kooli kutsutud kandidaadi eKooli Taotlused on muutunud, sealt leiab nüüd kooli valiku kinnitamiseks või sellest keeldumiseks vajalikud tegevused 

Vastuvõtu lõpetamine

Õpilaskandidaadid on vastuvõtu nimekirjas näidatud värvikoodiga vastavalt kutsete kinnitamisele või keeldumistele

• valgel taustal (tausta värvita) on staatusega "ootel" olevad taotlused. Ootel võib olla ka vastuvõtu nimekirjas oleva taotlus, kui kooli astumist pole kinnitatud (ootel olevad avaldused).
• kollasel taustal on staatusega "kooli kutsutud" õpilaskandidaatide nimed (õpilase või vanema taotlusega)
• rohelisel taustal on staatusega "kinnitatud" tulevased õpilased ehk siis need, kelle kohta kool on saanud kas eKoolist või siis muul viisil teada, et valitud on just see kool.
• roosal taustal on staatusega "Keeldutud" või "ära öeldud" õpilaskandidaatide nimed - need lapsed, kelle vanemad on koolikohast keeldunud eKoolis ("keeldunud") või kes on koolile teada andnud, et ei tule kooli ("Ära öeldud").

Kooli sisestatud avalduste kinnitamiseks tuleb vajutada Kinnita vastava nimekirja päises. Avatakse õpilaste valiku vorm 

Kinnitatud taotlused saavad rohelise tausta. 

Kui keldumine märgiti taotlusega kandidaadile, muudetakse taotluse esitaja jaoks selle kuvamist Vastuvõtu lõpetamiseks tuleb kõik valgel või punasel taustal taotlused koguda Ootenimekirja ja siis saab nad ootenimekirjast eemaldada Keeldu nupuga. 

Korrastatud vastuvõtu nimekiri, millest saab õpilased kanda kooli nimekirja, sisaldab vaid rohelisi taotlusi 

Uue õppeaasta eel lõpetab kool vastuvõtu ja õpilased kantakse kooli nimekirja vastava klassi õpilastena. Vajutada +Sulge vastuvõtt ja kanna lapsed õpilaste nimekirja. 

Õpilased on järgmise õppeaasta nimekirjas olemas 

Vastuvõtu aruanded

Vastuvõtu aruanded leiad teiste aruannete hulgast. Esmalt kuvatakse kooli poolt avatud vastuvõtud ning nendele saabunud avaldused staatuste kaupa. Kui vastuvõtu nimetusel vajutada, avatakse selle vastuvõtu taotluste detailinfo (taotlusel olnud lapse ja taotluse esitaja isiku- ning kontaktandmed). Ka neid andmeid saab filtreerida staatuste kaupa. 

Staatused on:

• uus - kooli saanunud ja veel läbi vaatamata taotlused
• tagasi lükatud - need taotlused, mida kool on otsustanud peale läbi vaatamist vastu võtmata jätta, näiteks siis kui taotlusel olevad andmed ei ole korrektsed
• ootel - taotlus on vastu võetud ja kantud vastuvõtu ootenimekirja
• keeldutud - taotluse esitaja on saanud kooli poolt vastuvõtumisest keelduva teate
• kutsutud - taotluse esitaja on kooli kutsutud, tema lapsele on pakutud kohta koolis.
• kinnitatud - kooli astumist on kinnitatud - nende laste jaoks on koolikoht kindel
• ära öeldud - laps on kooli kutsutud, aga tema vanemad on otsustanud, et ei astu siiski sellesse kooli.

Need aruanded on trükitavad brauseri Print käsuga nagu ülejäänudki aruanded. Aruande infot saab kopeerida ja kleepida näiteks tabeltöötlus tarkvarasse ja seal edasi kooli vastuvõtte töödelda.