Nõusolekute haldus eKoolis
Et täita isikuandmete kaitsega seotud nõudeid saab kool koguda erinevaid nõusolekuid nii lapsevanematelt nende laste kohta kui ka kooli personalilt.
Enamik andmeid, mida koolid eKooli kasutades koguvad, on vajalik avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks või vastutava töötleja avaliku võimu teostamiseks (Isikuandmete kaitse üldmäärus, artikkel 6.1 punkt e). Siiski on koolielus tegevusi, mille jaoks on vajalik õpilase, õpilase seadusliku esindaja (lapsevanema) või personali liikme nõusolek just selle konkreetse tegevusega.
Nõusolekud koolis
eKooli lisati nõusolekute haldus septembris 2021. Selle koostamisel järgiti GDPR’i seatud nõudmisi.
- Kui õpilase kohta küsitud nõusolek on veel vanemate või õpilase enda poolt kinnitamata, siis on see võrdväärne keeldumisega – ilma selge kinnituse lisamiseta ei ole selle õpilase isikuandmete töötlemiseks sellel konkreetsel eesmärgil nõusolekut olemas.
- Iga nõusolek loetakse antuks, kui selle on kinnitanud üks lapsevanematest. Teine sama õpilase lapsevanem võib sama nõusoleku märkida keeldutuks, siis kehtib tema otsus. Kehtib viimane muudatus.
- Kõik nõusolekute nimekirja avamised, kinnitamised, keeldumised logitakse. Logi näeb kool.
- Nõusolekud lisab ja sõnastab iga kool ise ja vastutab nende selguse ja mõistetavuse eest.
- Kool saab nõusoleku kustutada kuni sellel ei ole vanemate lisatud nõusolekuid ja keeldumisi.
Nõusolekute kogumiseks on hea teada:
Uued nõusolekud lisavad kooli juhtkond ja klassijuhatajad, kõigile või mõnele klassile
Nõusolekuid saab kinnitada või tagasi võtta ainult turvaliselt eKooli loginud lapsevanem
Koolil on ülevaaade saadud nõusolekutest reaalajas.
Koolijuhile ja klassijuhatajale lisandub kooli lehele menüüpunkt Nõusolekud. Avanevas aknas näete:
- Kooli seatud Nõusolekute nimekirja.
- Arhiveeritud eelmiste õppeaastate nõusolekud ja keeldumised
- Uue nõusoleku lisamiseks nuppu + (pluss).
- Iga nõusoleku kohta Kooligruppide nimekiri koos nõusolekut Näinud, selle Kinnitanud või Keeldunud lapsevanemate Arvuga.
- Iga nõusoleku ja kõigi nõusolekute logikirjed.
- Võimalus nõusoleku Arhiivi lisamiseks.
- Võimalus nõusoleku Kustutamiseks.
Uue nõusoleku lisamine
Nõusolekute haldus eKoolis
Nõusolekud lisab ja sõnastab iga kool ise ja vastutab nende selguse ja mõistetavuse eest. Isikuandmete kaitse üldmääruses on rõhutatud, et nõusoleku küsimine peab olema esitatud arusaadaval ja lihtsasti kättesaadaval kujul ning nõusoleku küsimisel peab kasutama selget ja lihtsat keelt.
Uue nõusoleku lisab kooli juhtkond (kogu koolile, mitmele klassile) või klassijuhataja (oma klassile).
- Vajutage + (pluss) märgil nõusolekute nimekirja kohal
- Sisestage Uue nõusoleku küsimus - millisele tegevusele tuleb oma nõusolek anda või keelduda.
- Sisestage Selgitus - mida toob kaasa nõustumine, miks seda nõusolekut küsitakse.
- Kui nõusoleku tekst on üle vaadatud, vajutage Edasi.
- Valida nõusoleku adressaadid, kas kõik kooliga seotud isikud või sarnaselt vestlustega rollide (Õpetajad, õpilased klasside kaupa) alusel. Teha saab kas ühe grupi või mitmikvaliku.
- Kui olete adressaadid valinud, saate Saata nõusoleku kinnitamiseks õpetajatele või lapsevanematele.
Salvesta mustandina ei avalikustata nõusolekut saajatele ja annab hiljem võimalise nõusolekut taas avada ning vajadusel sõnastust täiendada/parandada.
Mustandina salvestatud nõusolekute avalikustamine/kustutamine
Nõusolekut on võimalik Salvestada mustandina, mida saab avada muutmiseks ja siis avaldada Avalda nõusolek. Mustandina salvestatud nõusolekud on välja toodud Nõusolekute järel oleva nupp koos numbriga.
Avanevas aknas kuvatakse nõusolekute Mustandid. Nimekirjast saate valida soovitud nõusoleku ja nupp Muuda annab võimaluse edasi toimetamiseks.
Pärast adressaatide valikut Avaldage nõusolek õpetajatele või lapsevanematele.
Mustand nõusoleku kustutamiseks tuleb nõusoleku lehel vajutada prügikasti ikoonil ja kustutamise kinnituseks valida Jah, kustuta nõusolek. Ei, hoia nõusolek alles tühistab nõusoleku kustutamist.
Nõusolekud/keeldumised on näinud/ei ole näinud
Nõusolekutel on neli staatust:
- Kui vähemalt üks selle õpilase lapsevanematest ei ole avanud oma lapse Nõusolekute lehte sel ajal, kui see nõusolek oli kooli poolt saadetud, siis nõusoleku selle lapse real klassi koondtabelis ei ole ühtegi märget ja õpilane kuvatakse filtris Ei ole näinud.
- Kui vähemalt üks selle õpilase lapsevanematest on avanud Nõusolekute lehe ja tal on olnud võimalus seda nõusolekut silmata, saab nõusolek staatuse On näinud. Märge tehakse klassi koondtabelisse, õpilane kuvatakse filtris On näinud
- Kui lapsevanem on märkinud turvaliselt logituna, et ta ei luba nõusolekus küsitud tegevust oma lapse osas, on nõusoleku staatuseks Keeldutud
- Kui lapsevanem on märkinud turvaliselt logituna, et ta lubab nõusolekus küsitud tegevust oma lapse osas, on nõusoleku staatuseks Lubatud
Hea teada!
Õpilasega seotud laspevanematel on võrdsed õigused nõusolekuid anda või nendest keelduda. Koolile kuvatakse alati viimasena tehtud otsust. Muudatused salvestatakse logis.
Pane tähele!
Kooli poolt loodud nõusolekud, mis on jagatud kogu kooli perele - jäävad nõusolekute nimekirja automaatselt avatuks ka järmisel õppeaastal. Kui nõusolekut on aga jagatud kindlatele kooli gruppidele - sellisel juhul kanduvad need õppeaasta vahetudes arhiivi.
Arhiivis olevate eelmiste õppeaastate nõusolekud/keeldumised
Õppeaasta vahetudes liiguvad eelmise õppeaasta nõusolekud automaatselt arhiivi. Kuna õpilased vahetavad õppeaasta vahetudes klassi, siis kool ei saa muuta eelmise nt 5. klassi klassi nõusolekut, sest õpilane on uueks õppeaastaks üle viidud juba järgmises ehk 6. klassi.
Kool leiab eelmis(t)e õppeaasta(te) loodud nõusolekud arhiivist. Selleks tuleb avada Nõusolekud -> Arhiveeritud -> kuvatakse kõik mitte käesoleva õppeaasta nõusolekud.
Avaneb vaade, kus kuvatakse kõik arhiveeritud eelnevate õppeaastate nõusolekud.
Klkikkides otsitud nõusoleku peal kuvatakse ülevaade, kes lapsevanematest on andnud nõusoleku ja kes mitte.
Nõusolekute logid
Iga nõusoleku avamine, keeldumine, nõusoleku kinnitamine lapsevanema(te) poolt logitakse. Logide avamiseks tuleb vajutada ikoonil nõusolekute lehe ülaosas. Kui avatud on kogu kooli klasside ja nõusolekute nimekiri, siis näeb kõigi klasside logisid. Kui valitud on üks klass, siis on näha ainult selle klassi nõusolekute logid.
Kuvatakse nii kinnitusi, keeldumisi kui ka nõusolekute nägemisi.
Nõusoleku kustutamine
Nõusoleku kustutamiseks tuleb nõusoleku lehel vajutada prügikasti ikoonil.
Pane tähele!
Kustutada saab ainult neid nõusolekuid, millele ei ole antud kinnitusi ega keeldumisi.
Lühikese nõusolekute halduse veebijuhend
Veebinari salvestus
Veebinari "Nõusolekute haldus eKoolis" (21.10.2021) salvestuses näidatakse nõusolekute lisamist, andmist/ära võtmist ja ülevaate saamist.
Kokkuvõte
Nõusolekute haldamise võimaluse kasutamiseks palume kooli eKooli administraatoril pöörduda eKooli poole contact.ekool.eu.